เนื้อหา
2.1 ระบบงานข้อมูลแบบต่างๆ
2.2 ระดับต่างๆ ของผู้ใช้ระบบ
2.3 บทบาทสำคัญของผู้ใช้ระบบ
2.4 ระบบข้อมูลและธุรกิจ
2.5 ลักษณะของระบบธุรกิจ
2.1 ระบบงานข้อมูลแบบต่างๆ
ระบบงานข้อมูล (INFORMATION SYSTEM) ได้ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนองตอบความต้องการของธุรกิจในรูปแบบต่างๆ เช่น ระบบงานประมวลผลข้อมูล (DATA - PROCESSING SYSTEM) ระบบงานข้อมูลเพื่อการบริหาร (MANABEMENT INFORMATION SYSTEM) และระบบช่วยการตัดสินใจ (DECISSION SUPPORT SYSTEM) ซึ่งระบบเหล่านี้เราจะนำมาวิเคราะห์โดยละเอียดถึงความแตกต่างดังต่อไปนี้
1.ระบบงานประมวลผลข้อมูล (DATA PROCESSING SYSTEM/TRANSACTION PROCESSING SYSTEM)
เป็นระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจใดอันที่จะต้องประมวลผลข้อมูลจำนวนมากๆ เป็นประจำ (ROUTINE) เช่น การประมวลผลเงินเดือน และสินค้าคงคลัง ระบบงานประมวลผลข้อมูลจะเป็นระบบที่จะช่วย ผ่อนคลายและลดเวลาในการปฏิบัติงานลง โดยอาศัยความสามารถของคอมพิวเตอร์มาทดแทนการประมวลผลข้อมูลด้วยคน
2.ระบบงานข้อมูลเพื่อการบริหาร (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM : MIS)
เป็นระบบที่นำข้อมูลมาวิเคราะห์ โดยมีจุดประสงค์เพื่อที่จะสร้างข้อมูลให้กับนักบริหารเพื่อประกอบการตัดสินใจ ระบบงานข้อมูลเพื่อการบริหารเป็นระบบงานคอมพิวเตอร์ (COMPUTER INFORMATION SYSTEM) แบบหนึ่ง ซึ่งต้องการปัจจัย 3 ประการคือ คน (PEOPLE) ฮาร์ดแวร์ (HARDWARE) เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ และซอฟต์แวร์ (SOFTWARE)
3.ระบบช่วยการตัดสินใจ (DECISION SUPPORT SYSTEM : DSS)
จะมีโครงสร้างคล้ายกับระบบงานข้อมูลเพื่อการบริหารหรือ MIS หากแต่ต่างกันที่ระบบ DSS มิใช่การนำเสนอข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจเท่านั้น สิ่งที่ DSS จะนำเสนอนั้นเป็นการนำเอาข้อมูลมาวิเคราะห์พร้อมกับพิจารณาถึงทางเลือกที่เป็นไปได้ทั้งหมดของธุรกิจ และรายงานผลให้ลำดับ เป็นที่น่าสังเกตว่า แม้ว่าระบบ DSS จะนำเสนอทางเลือกต่างๆ ให้กับผู้ใช้ก็ตาม แต่หน้าที่ในการตัดสินใจท้ายสุดยังคงขึ้นกับผู้ใช้หรือนักบริหารอยู่นั่นเอง
4.ระบบผู้เชี่ยวชาญ (EXPERT SYSTEM AND ARTIFICIAL INTELLIGENCE)
ในปัจจุบันมีผู้กล่าวขานถึงระบบผู้เชี่ยวชาญ (EXPERT SYSTEM:ES) และปัญญาประดิษฐ์ (ARTIFICIAL INTELIGENCE : AL) กันมากขึ้นทุกขณะ จนบางครั้งเรายากที่หาความแตกต่างเนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์ซึ่งในที่นี้ได้ หมายถึงฮาร์ดแวร์ซอฟด์แวร์ได้ถูกพัฒนาให้มีประสิทธิภาพขึ้นมาอย่างมากและความสามารถของมันก็ไม่ได้หยุดนิ่งเลย ทำให้มนุษย์เกิดความคิดที่จะทำให้มนุษย์เป็นผู้เขียนโปรแกรมคำสั่งให้กับมันโดยตรง ดังนั้น คำว่า จึงได้กำเนิดขึ้นและ AL ได้ถูกแยกออกเป็น 2 แนวทางด้วยกัน โดยแนวทางแรกเป็นแนวทางที่จะให้คอมพิวเตอร์รับรู้ถึงภาษามนุษย์ เช่น ผู้ใช้จะพูดผ่านไมโครโฟนที่ติดต่อกับคอมพิวเตอร์ว่า "ให้แสดงยอดรายงานการขายวันนี้" คอมพิวเตอร์ก็จะทำการดึงข้อมูลการขายมาประมวลผลการวิจัยทางด้านนี้ได้พัฒนาไปมาก และมีแนวโน้มที่จะเป็นจริงได้ในอนาคต ระบบผู้เชี่ยวชาญเป็นระบบที่ได้นำเอาความรู้ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์จากผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งมาเก็บไว้กล่าวคือ ระบบจะเก็บเอาปัจจัยทุกประการที่ผู้เชี่ยวชาญต้องคำนึงถึงตามปัจจัยต่างๆ และหาคำตอบให้กับผู้ใช้ ระบบช่วยการตัดสินใจหรือ DSS ต่างกับระบบผู้เชี่ยวชาญตรงที่ว่า ระบบช่วยการตัดสินใจเพียงแต่เสนอ ทางเลือกที่ดีที่สุดให้กับผู้ใช้หรือนักบริหารเท่านั้น ดังนั้นผู้ตัดสินใจสุดท้ายคือ ผู้ใช้อีก ตัวอย่างของระบบผู้เชี่ยวชาญจะให้คำตอบซึ่งเป็นการตัดสินใจของระบบเองเลย โดยไม่ต้องมาผ่านผู้ใช้ซึ่งเป็นคนอีก ตัวอย่างของระบบผู้เชี่ยวชาญที่มีใช้ปัจจุบันและประสบความสำเร็จเป็นอย่างดีคือ ระบบผู้เชี่ยวชาญของ AMEX ที่ใช้สำหรับตรวจสอบเครดิตของผู้ใช้บัตร เป็นต้น
| ระบบงานประมวลผลข้อมูล : ประมวลผลข้อมูลจำนวนมากสำหรับงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำในธุรกิจ |
| ระบบงานข้อมูลเพื่อการบริหาร : นำเสนอรายงานเป็นงวด ๆ เพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุม และตัดสินใจ |
| ระบบช่วยตัดสินใจ : นำเสนอข้อมูลจำเพาะที่ต้องการใช้เพื่อการตัดสินใจ |
| ระบบผู้เชี่ยวชาญ : เก็บความชำนาญในการตัดสินปัญหาเพื่อหาผลลัพธ์ในการแก้ปัญหา |
2.2 ระดับต่างๆ ของผู้ใช้ระบบ
ในทุกธุรกิจจะต้องมีพนักงานหรือบุคคลประเภทหนึ่ง ซึ่งมีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการก่อกำเนิดหรือสร้างข้อมูล(CREATION) ประมวลผลข้อมูล (PROCESSINGX และกระจายข้อมูล(DISTRIBUTION OF INFORMATION)
เราสามารถจะยกตัวอย่างเพื่อสนับสนุนประโยคดังกล่าว เช่น พนักงานขาย คนหนึ่งเมื่อลูกค้าของเขาจะต้องการสั่งซื้อสินค้า พนักงานขายคนนั้นก็จะเขียนใบสั่งซื้อขึ้น 1 ฉบับ จากนั้นก็จะนำส่งให้กับทางบริษัท ฯ ได้รับใบสั่งซื้อมาเรียบร้อยแล้ว ใบกำกับสินค้าจะถูกกระจายไปให้กับฝ่ายบัญชีเพื่อบันทึกยอดขาย
1. พนักงานเสมียนและผู้ให้บริการ
โดยทั่วไปจะหมายถึงพนักงานที่จะมีภาระกิจหน้าที่ที่เกี่ยวกับ การจัดการกิจกรรมข้อมูลในลักษณะที่เป็นประจำวัน (DAY-TO-DAY INFORMATION ACTIVITIES) ในธุรกิจหรือหน่วยงานที่ตนสังกัดอยู่ ตัวอย่างเช่น การกรอกใบสั่งซื้อ การพิจารณาการให้สินเชื่อสำหรับลูกค้าแต่ละรายบันทึกและตัดสต๊อก หรือแม้กระทั่งการพิมพ์จดหมายโต้ตอบ
2. หัวหน้าหน่วยหรือซูเปอร์ไวเซอร์
หมายถึงผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุม (CONTROL) กิจกรรมที่เกิดขึ้นประจำวันของธุรกิจ หรืออาจจะกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ หัวหน้าหน่วยหรือซูเปอร์ไวเซอร์จะทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติภาระกิจ ตัวอย่างเช่น สภาวะการณ์ต่าง ๆ ของการขายประจำวันหรือหัวหน้าหน่วยผลิตต้องการรายงานสรุปว่า ยอดผลิตประจำวันของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่มีจำนวนเท่าไร เป็นต้น
3. ผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับกลาง
มักจะเป็นบุคคลซึ่งยุ่งเกี่ยวกับแผนงานของธุรกิจซึ่งโดยส่วนใหญ่จะเป็นแผนงานระยะสั้น ผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับกลางจะคอยควบคุมและจัดการให้การปฏิบัติ งานของหน่วยงานที่ตนควบคุมเป็นไปตามแผนงานระยะสั้นที่ได้วางไว้
ผู้บริหารระดับกลางจะไม่ค่อยสนใจเกี่ยวกับการปฏิบัติงานหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นประจำวัน หากแต่จะสนใจงานหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นระยะเวลาต่อเนื่องนานกว่านั้น เช่น ต่อ 1 เดือน หรือต่อไตรมาศ (3 เดือน)
นอกจากนี้ผู้บริหารระดับกลางยังเป็นผู้รวบรวมและกลั่นกรองข้อมูลต่าง ๆ เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงต่อไป ซึ่งเราอาจกล่าวได้ว่าผู้บริหารระดับกลางจะเป็นตัวกันชนที่จะทำให้ผู้บริหารระดับสูงไม่จำเป็นต้องคลุกคลีกับงานระดับล่าง ซึ่งเป็นงานหรือกิจกรรมประจำวัน การทำในลักษณะนี้ จะทำให้ผู้บริหารงานระดับสูงมีเวลามากขึ้น ที่จะคิดงานทางด้านนโยบาย (POLICY) และแผนงานระยะยาว (LONG TERM PLAN) ได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่าง ผู้บริหารงานระดับกลางได้แก่ นายช่างวิศวกร ผู้คุมงาน นักบัญชี ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้จัดการฝ่ายการตลาด หรือผู้จัดการฝ่ายผลิต เป็นต้น
4.ผู้บริหารระดับสูง
เป็นบุคคลที่รับผิดชอบต่อการวางแผนงานระยะยาวและออกนโยบาย เพื่อให้ธุรกิจนั้นดำเนินไปได้อย่างมีเป้าหมาย
ผู้บริหารระดับสูงจะเป็นบุคคลที่มองไปข้างหน้าเสมอ ซี่งโดยปกติมักจะเป็นแผนงาน ที่เป็นระยะเวลายาวกว่าผู้บริหารระดับกลาง คืออาจเป็น 1 ปี หรือมากกว่านั้น ผู้บริหารระดับสูงจะนำข้อมูลในอนาคตมาใช้เพื่อเป็นแนวทางในการพิจารณาถึงแนวโน้มต่างๆ เพื่อที่จะกำหนดแผนงานระยะยาวและนโยบายของธุรกิจต่อไป
ผู้บริหารระดับสูงจะทำหน้าที่เป็นผู้ที่คอยควบคุมและจัดสรรทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นในการดำเนินกิจการของธุรกิจ เช่น เงินทุน แรงงาน เครื่องจักร ที่ดิน หรืออาคารต่างๆ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องคำนึงถึงภาพรวมของธุรกิจทั้งหมด มิใช่จุดใดจุดหนึ่งในธุรกิจเท่านั้น ดังนั้น ผู้บริหารระดับสูงจึงเป็นผู้ที่ต้องการข้อมูลซึ่งได้กลั่นกรองมาแล้วอย่างดีเพื่อที่จะให้เขา สามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจและอำนวยการ (BOARD FO DIRECTORS) ประธาน และรองประธาน (PREXIDENT AND VICE PRESIDENT) หรือ CHIEF EXECUTIVE OFFICER (CEO) หุ้นส่วน (PARTNERS) ผู้บริหารงานหรือผู้อำนวยการบัญชีและการเงิน(COMPTROLLERS)
2.3 บทบาทสำคัญของผู้ใช้ระบบที่มีต่อนักวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคำนึงถึงความต้องการ (NEEDS) ของผู้ใช้ระบบเป็นสำคัญ โดยต้องยึดหลักเกณฑ์ของการวิเคราะห์และพัฒนาระบบงาน
มีนักวิเคราะห์ระบบมากมายที่ได้ดีไซน์ระบบมา โดยลืมจุดสำคัญของผู้ใช้ระบบ ทำให้ระบบที่ได้ดีไซต์ไว้ไม่ได้ตอบสนองกับความต้องการของผู้ใช้ระบบ และในที่สุดก็ยังผลให้ระบบที่ได้วางไว้นั้นไม่สามารถนำมาใช้ได้จริง ซึ่งทำให้ต้องเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบอย่างมาก
การที่ระบบงานนั้นไม่ได้ตอบสนองกับความต้องการผู้ใช้ระบบ สาเหตุหนึ่งอาจจะมาจากนักวิเคราะห์ระบบ แม้ว่าจะไม่ลืมความสำคัญของผู้ใช้ระบบ แต่ลืมที่จะครอบคลุมถึงความเห็นของผู้ใช้ระบบ ทุกคนที่เกี่ยวข้องก็จะทำให้ระบบงานที่ตนได้ดีไซน์ไว้ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการทั้งหมด เช่น ระบบงานข้อมูลทางการตลาด อาจมีผู้ใช้ระบบตั้งแต่พนักงานรับใบสั่งซื้อ ไปจนถึงระดับผู้บริหารต้องการของทุกคนที่เกี่ยวข้องกับระบบ มิใช่จะเอาใจเฉพาะผู้บริหาร
ระบบงานข้อมูลที่นักวิเคราะห์ระบบวางดีไซน์ขึ้น จะมีคุณค่าเท่าใดนั้น มิใช่นักวิเคราะห์ระบบเองจะเป็นคนตัดสิน เพราะนักวิเคราะห์ระบบเป็นเพียงผู้สร้างมัน แต่ผู้ใช้ระบบต่างหากเป็นผู้ที่รู้ถึงหลักการที่ว่าระบบงานนั้นได้ตอบสนองความต้องการของพวกเขาได้มากน้อยเพียงใด
2.4 ระบบข้อมูลและธุรกิจ
คนบางคนอาจจะกล่าวว่า "ระบบข้อมูล (INFORMATION SYSTEMS)" ไม่สามารถที่จะหาคำจำกัดความได้คุณจะรู้จักมันก็ต่อเมื่อคุณได้เห็นมันหรือได้สัมผัสกับมันในทางใดทางหนึ่ง
การพูดแบบนี้คงใช้ไม่ได้ ถ้าหากนักวิเคราะห์ระบบนำไปพูดกับผู้ใช้ระบบหรือนักธุรกิจ เพราะหากคุณไม่สามารถที่จะสื่อสารให้เขาเข้าใจถึงความหมายของคำว่า "ระบบข้อมูล" คุณจะตีราคาระบบงานข้อมูลที่คุณได้ดีไซน์ออกมานั้นได้อย่างไร
เพื่อให้เราได้เข้าใจถึงความหมายของระบบข้อมูล เราจะแยกคำนี้ออกเป็น 2 คำคือ ระบบ (SYSTEM) และข้อมูล(INFORMATION)
|
ระบบข้อมูล = ระบบ + ข้อมูล
|
คำว่า "ระบบ" หรือ SYSTEM จะหมายถึงกลุ่มหรือเซต (SET) ของสิ่งของหรือองค์ประกอบที่สัมพันธ์กัน ในบางส่วนหรือทั้งหมด และเป็นไปในแนวทางหรือตอบสนองต่อจุดประสงค์อันเดียวกัน (COMMON PURPOSE)
ระบบมีด้วย 2 แบบ คือ ระบบธรรมชาติ (NATURAL SYSTEM) และระบบสังเคราะห์ตัวอย่างของระบบแบบธรรมชาติได้แก่ ระบบสุริยจักรวาล ระบบสรีระของมนุษย์ เช่น การไหลเวียนของโลหิต ระบบการทำงานของปอด ม้าม หรือหัวใจ เป็นต้น
ระบบสังเคราะห์จะเป็นระบบที่ถูกสร้างขึ้นโดยมนุษย์ ตัวอย่างเช่น ระบบการผลิต ระบบบัญชีและระบบข้อมูล เป็นต้น ซึ่งเราจะเห็นได้ว่าระบบข้อมูลก็เป็นระบบแบบสังเคราะห์ประเภทหนึ่ง ซึ่งมีจุดประสงค์คือเพื่อจะตอบสนองต่อการดำเนินการหรือกิจกรรมประจำวันของธุรกิจหรือหน่วยงาน ตอบสนองต่อการจัดการ และส่งเสริมต่อการตัดสินใจของฝ่ายบริหารหรือธุรกิจผู้ใช้ระบบ ซึ่งจะนำเราไปสู่ความหมายของคำว่า "ระบบข้อมูล"
ระบบข้อมูล หมายถึง การนำเอาองค์ประกอบต่างๆ ของข้อมูลมาจัดการเรียบเรียง เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติการ การจัดการ และการตัดสินใจ โดยมีวัตถุประสงค์ในอันที่จะตอบสนองต่อความต้องการ
2.5 ลักษณะของระบบธุรกิจ
ในอันที่จะเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเข้าใจถึงลักษณะของระบบธุรกิจ ซึ่งสามารถบ่งบอกได้จากปัจจัย 3 ประการ คือ จุดประสงค์ของธุรกิจ (PURPOSE) เป้าหมายของธุรกิจ (GOALS) วัตถุประสงค์(OBJECTIVES) และนโยบายของธุรกิจ (POLICIES)
จุดประสงค์ของธุรกิจ โดยทั่วไปมักจะกล่าวถึงว่าทำไมธุรกิจนี้จึงได้จัดตั้งขึ้น มีใครเป็นกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย มีสินค้าอะไรที่ขายหรือให้บริการ เป็นต้น นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรจะระวังถึงผลกระทบของระบบงานใหม่ที่ตนได้วางใจว่าจะทำให้มีการเปลี่ยนเปลี่ยง ไปของธุรกิจจะทำให้มีผลกระทบต่อระบบงานข้อมูลหรือไม่อย่างไร
เป้าหมายของธุรกิจ มักจะเป็นประโยคซึ่งครอบคลุมจุดประสงค์ของธุรกิจอย่างกว้างๆ เช่น ธุรกิจนั้นมีเป้าหมายคือ ต้องการกำไรสูงสุด หรือต้องการส่วนแบ่งตลาดมากที่สุด หรือต้องการลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุดเป็นต้น |