| เนื่องจากการพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์ ยังคงเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน ซึ่งรายงานต่างๆ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องดีไซน์ให้รายงานสามารถแสดงข้อมูลได้อย่างเพียงพอ และจัดให้เหมาะสมกับที่ผู้ใช้ระบบต้องการ
พื้นฐานของการรายงาน
มีลักษณะพื้นฐานของการรายงานที่นักวิเคราะห์พึงทราบเป็นอย่างดีคือ ประเภทของข้อมูลที่ต้องแสดงในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งนั้นเป็นประเภทอะไร เช่น ตัวเลข หรือตัวอักษร และจะต้องใช้ความกว้างเท่ากับที่ตัวอักษรจึงจะเพียงพอ ในพื้นฐานของการรายงาน ข้อมูลที่เราจะแสดงในรายงานสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ
1. ข้อมูลที่เป็นค่าคงที่ (Constant Information) หมายถึงข้อมูลที่จะต้องออกมาเหมือนกันทุกครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน โดยปกตินักวิเคราะห์ระบบจะทำการดีไซน์รายงานลงในแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับการดีไซน์รายงานซึ่งเรียกว่า Report Layout Form โดยข้อมูลที่เป็นค่าคงที่นั้น นักวิเคราะห์จะระบุด้วยซึ่งทุกครั้งที่ออกรายงานก็จะพิมพ์ข้อความที่เหมือนกันเช่นนี้โดยตลอด
2. ข้อมูลที่เป็นตัวแปร (Variable Information) หมายถึงข้อมูลที่อาจจะเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน ตัวอย่างเช่น ยอดขาย (Sales) กำไรขั้นต้น (Gross Profit) เป็นต้น หลักที่ปฏิบัติกันโดยทั่วไปที่ใช้ระบบประเภทของตัวแปรในเลย์เอาต์ฟอร์มก็คือ เรามักจะใช้ X แทนตัวแปรที่เป็นตัวอักษร (Character/String) และ 9 แทนตัวแปรที่เป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น หากต้องการพิมพ์ข้อมูลที่เป็นตัวแปรสำหรับลูกค้ารายหนึ่ง ซึ่งประกอบไปด้วยรหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า และยอดสั่งซื้อต่อปีตามลำดับ โดยรหัสลูกค้าจะเป็นตัวอักษร 10 ตำแหน่ง และชื่อลูกค้าจะเป็นตัวอักษร 20 ตำแหน่ง และยอดสั่งซื้อจะเป็นตัวเลขหลักล้านที่มีจุดทศนิยม 2 ตำแหน่ง
การคำนวณความกว้างของรายงาน เนื่องจากเครื่องพิมพ์แต่ละชนิดมีขีดความสามารถในการพิมพ์รายงานไม่เหมือนกัน บางเครื่องสามารถพิมพ์รายงานได้มากกว่า 200 ตัวอักษร ในขณะที่บางเครื่องพิมพ์ได้ไม่ถึง 130 ตัวอักษร ดังนั้น เมื่อจะทำการดีไซน์รายงานทุกครั้ง นักวิเคราะห์ก็ควรที่จะทำการคำนวณโดยคร่าวๆ ว่าข้อมูลที่อยากจะให้พิมพ์ออกมานั้น พอดีกับความกว้างของหน้ากระดาษหรือไม่ และเครื่องพิมพ์สามารถพิมพ์ได้หรือ
ลำดับขั้นการดีไซน์รายงาน มี 11 ขั้นตามลำดับดังนี้
1. พิจารณาถึงวัตถุประสงค์ของรายงาน
2. พิจารณาว่า ใครเป็นผู้ใช้รายงาน
3. พิจารณาว่า มีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องแสดงหรือพิมพ์ในรายงาน
4. นับจำนวนช่องว่างและความกว้างของข้อมูลในฟิลด์เพื่อนำมาพิจารณาถึงขนาดของรายงานที่จะพิมพ์
5. ตั้งชื่อรายงาน
6. รายงานควรจะต้องมีการพิมพ์หมายเลขหน้าไว้เสมอ
7. ควรจะแสดงวันที่ที่พิมพ์รายงานไว้ในตัวรายงานด้วย
8. สำหรับหัวข้อรายงานในแต่ละแถว ควรใช้คำพูดที่ชัดเจน
9. ในแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับการดีไซน์รายงาน ควรระบุชนิดของข้อมูลว่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรให้ชัดเจน
10. ระบุตำแหน่งที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความสรุปรายงาน เช่น ตำแหน่งต่างๆ ในบรรทัดของยอดรวมต่างๆ ในรายงาน
11. นำตัวอย่างที่ได้ออกแบบมาให้กับผู้ใช้รายงาน เพื่อตรวจดูอีกครั้ง เพื่อความถูกต้องว่ารายงานได้รับการดีไซน์ตรงตามวัตถุประสงค์ดีแล้วก่อนนำแบบไปเขียนโปรแกรมจริง
|