| หลังจากที่เราได้ทำการดีไซน์ว่า ระบบงานจะให้อะไรบ้างเป็นเอาต์พุต และระบบงานต้องการอะไรบ้างที่เป็นอินพุต แล้วเราก็จะต้องมาถึงจุดกึ่งกลางของเอาต์พุตและอินพุต ซึ่งนั่นก็คือการดีไซน์แฟ้มหรือฐานข้อมูลที่ระบบจะต้องเก็บข้อมูลเอา ไว้จากการอินพุตเพื่อใช้ในการออกเอาต์พุตต่อไป
แฟ้มหรือฐานข้อมูลจะเป็นสิ่งที่เก็บข้อมูลเอาไว้สำหรับระบบ เพื่อที่ระบบงานจะสามารถนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้เมื่อต้องการ ดังนั้น ห้ามข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันได้จากระบบงานย่อยต่างๆ
แฟ้มหรือฐานข้อมูลสามารถบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้จากระบบงาน โดยอาจจะเป็นแบบออนไลน์หรือแบบออฟไลน์ก็ได้ ซึ่งหากว่าแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลต้องมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขอยู่บ่อยครั้ง นักวิเคราะห์ระบบก็ควรจะใช้แบบออนไลน์ การจัดการแบบออฟไลน์จะเหมาะสมก็ต่อเมื่อแฟ้มหรือฐานข้อมูลนั้นนานๆ ครั้งจึงจะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข
นอกเหนือจากการจัดดีไซน์ทางด้านการประมวลผลของระบบงานว่าควรจะเป็นแบบออนไลน์หรือออฟไลน์แล้ว นักวิเคราะห์ระบบยังต้องดีไซน์ลักษณะของแฟ้มหรือฐานข้อมูลว่าจะต้องเป็นแบบใด โดยพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลจะมีอยู่ด้วยกัน 3 แบบคือ
1. แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม (Sequential)
เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลเรียงตามลำดับไปเรื่อยๆ การดึงข้อมูลของระบบงานจะทำได้โดยการอ่านข้อมูล ที่เก็บไว้ตั้งแต่ต้นแฟ้มไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม จึงมักจะเหมาะกับวัตถุประสงค์บางอย่าง เช่น เหมาะต่อการใช้เก็บข้อมูลจำนวนมากๆ เพื่อสำรองเอาไว้ (BackUp) เหมาะสำหรับใช้เก็บข้อมูลที่ได้เรียงลำดับไว้ดีแล้ว เพื่อออกรายงาน และแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมโดยส่วนใหญ่จะมีความเชื่อถือได้ (Reliability) สูงกว่าแฟ้มข้อมูลชนิดอื่น
แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมจะมีข้อเสียบางประการเช่นกัน กล่าวคือ ระบบงานอาจจะต้องทำการเรียงลำดับข้อมูล (Pre-Sorting) ไว้ก่อนทุกครั้งก่อนที่จะนำเอาข้อมูลมาใช้ได้ หากระบบงานต้องการเรียกข้อมูลจุดใดจุดหนึ่งขึ้นมาใช้ ระบบงานจำเป็นจะต้องอ่านข้อมูลตั้งแต่ต้นไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก
2. แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอม (Random/Direct)
หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม เป็นแฟ้มข้อมูลที่นิยมใช้เก็บข้อมูลในลักษณะ ที่ค่อนข้างยืดหยุ่น ข้อมูลที่เก็บไม่จำเป็นจะต้องเรียงลำดับมาก่อน และการดึงข้อมูลที่จุดใดจุดหนึ่งก็สามารถกระทำได้ทันที โดยไม่ต้องอ่านตามลำดับตั้งต้นเหมือนแบบอนุกรม อย่างไรก็ดีการที่ระบบสามารถที่จะหาข้อมูลได้โดยตรงนั้น แฟ้มข้อมูลจะต้องมีการเก็บค่าดัชนี (Index) ไว้เสมอ เพื่อจะใช้เป็นตัวชี้ไปยังตำแหน่งข้อมูลได้ถูกต้อง การที่ต้องเก็บค่าดัชนีและวิธีการที่จะทำให้ระบบสามารถจะเข้าถึงงานข้อมูล ได้ทันทีนั้นทำให้ค่าใช้จ่ายของแฟ้มข้อมูลประเภทนี้จะสูงกว่าแฟ้มข้อมูลประเภทอนุกรม นอกจากนี้ การดีไซน์ระบบงานที่ใช้แฟ้มข้อมูบแบบแรนดอม จะค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อนกว่าแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม
3. แฟ้มข้อมูลไอแซม (ISAM)
หรือ Index Sequential Access Mode เป็นการรวมเอาลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมและแรนดอมเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งหมายความว่าระบบงานสามารถที่จะดึงข้อมูลจากแฟ้มไอแซมแบบอนุกรมก็ได้ หรือจะเรียกผ่านดัชนีแบบแรนดอมได้
ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access) ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจึงจะต้องพยายามดีไซน์ฐานข้อมูล (Databases) ให้เกิดความสะดวกและลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลได้ ระบบคอมพิวเตอร์จำเป็นที่จะต้องได้รับการดีไซน ์ให้เหมาะสมกับทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย เช่น หน่วยความจำ (Memory) ก็ต้องมีให้เพียงพอ ทางด้านซอฟต์แวร์ก็จะต้องมีระบบบริหารฐานข้อมูล (DBMS หรือ Data Base Management System) มาเป็นตัวกลาง เพื่อที่จะเชื่อมโยงระหว่างระบบงานคอมพิวเตอร์กับฐานข้อมูล
โครงสร้างของระบบฐานข้อมูลมี 3 แบบ คือ ระบบ Relational Data Base ,ระบบ Hierarchical Data Base, และระบบ Network Data Base ซึ่งทั้งสามระบบต่างก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันออกไป ในระบบ Relational Data Base ซึ่งกำลังเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ตั้งแต่ระบบไม่โครคอมพิวเตอร์ไปจนถึงระบบเมนเฟรมหรือซูเปอร์คอมพิวเตอร์นั้น เป็นระบบที่มีข้อดีหลายอย่าง เช่น ระบบ Relational Data Base จะให้ความยืดหยุ่นของโครงสร้างฐานข้อมูลได้ดี การเข้าถึงข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายโดยผ่านทางคีย์ฟิลด์ (Key Field) ผู้ใช้ระบบจะเรียนรู้และเข้าใจได้ง่ายกว่าระบบอื่น ในขณะเดียวกันระบบ Relational Data Base ก็มีข้อเสียอยู่เช่นกัน คือการเกิดความซ้ำซ้อนของคีย์ฟิลด์ และการประมวลผลของระบบโดยทั่วไปจะใช้เวลานานกว่าระบบ Hierarchical Data Base และระบบ Network
ส่วนในระบบ Hierarchical Data Base และระบบ Network จึงมีข้อดีที่เหมือนกันคือ ไม่เกิดความซ้ำซ้อนกันของคีย์ฟิลด์ และการประมวลผลในฐานข้อมูลทั้งสองชนิดจะใช้เวลาที่น้อยกว่าแบบ Relational Data Base แต่ข้อเสียซึ่งส่งผลอย่างมากที่ทำให้ระบบทั้งสองชนิดไม่เป็นที่นิยมก็คือ ความไม่ยืดหยุ่นของโครงสร้างฐานข้อมูลทำให ้การบำรุงรักษาฐานข้อมูลทำได้ลำบากเมื่อเทียบกับระบบ Relational Data Base นอกจากนี้การทำระบบจะเข้าถึงข้อมูลก็ค่อนข้างจะซับซ้อน ไม่ตรงไปตรงมาเหมือนกับแบบ Relational Data Base ซึ่งส่งผลทำให้ผู้ใช้เกิดความสับสนได้ง่าย
รูปที่ 1แสดงรูปภาพ RELATIONAL DATA ORGANIZATION
รูปที่ 2 แสดงรูปภาพ HIERARCHICAL DATABASE ORGANIZATION
รูปที่ 3 แสดงรูปภาพ NETWORK DATABASE ORGANIZATION
เมื่อนักวิเคราะห์ระบบได้ทราบถึงข้อดีข้อเสียต่างๆ ของระบบฐานข้อมูล และแบบต่างๆ ของแฟ้มข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ในการออกแบบฐานข้อมูลนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้วิจารณญาณของตัวนักวิเคราะห์เอง เพื่อที่จะหาผลลัพธ์ที่ดีที่สุดว่า ฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลที่กำลังพิจารณาอยู่นี้ควรจะเป็นแบบไหน อย่างไร โดยการพิจารณาว่า ข้อมูลนั้นๆ จะถูกกระทำอย่างไร
ข้อที่ 1 ระบบจะต้องสามารถดึงข้อมูลของลูกค้าออกมาได้ทันที ซึ่งข้อนี้การเก็บข้อมูลแบบอนุกรมย่อมไม่เหมาะสม
ข้อที่ 2 ระบบจะต้องออกรายงานรายชื่อลูกค้าที่ทำการแก้ไขเพิ่มเติมทุกครั้งประจำวัน โดยเรียงตามลำดับเหตุการณ์ของการแก้ไข ทำให้นักวิเคราะห์เริ่มเห็นภาพชัดเจนว่า แบบนี้นักวิเคราะห์ควรจะใช้ข้อมูลแบบ ISAM จะเหมาะสมกว่า
ข้อที่ 3 ผู้ใช้ระบบจะต้องคีย์รหัสลูกค้าเพื่อดึงข้อมูลของลูกค้ารายนั้นขึ้นมาแสดงบนจอภาพ แสดงให้เห็นว่ารหัสลูกค้าจะต้องเป็นคีย์ฟิลด์ที่จะทำให้เข้าถึงตัวข้อมูลลูกค้ารายนั้นได้
ข้อที่ 4 ในกรณีที่ผู้ใช้ระบบไม่ทราบรหัสของลูกค้า ผู้ใช้ระบบอาจสามารถคีย์ชื่อลูกค้าแทนเพื่อค้นหาข้อมูลของลูกค้าที่ถูกต้องได้ ลักษณะเช่นนี้ย่อมแสดงให้เห็นว่า ฐานข้อมูลลูกค้านอกจากจะมีคีย์ฟิลด์ที่เป็นรหัสลูกค้าแล้ว ยังต้องเพิ่มคีย์ฟิลด์อีก 1 คีย์ฟิลด์สำหรับชื่อลูกค้า เพื่อระบบจะได้สามารถค้นหาได้ถูกต้อง
|