| แม้ว่าโดยทั่วไป นักวิเคราะห์ระบบจะเน้นหนักถึงความสำคัญของเอาต์พุตมาก เนื่องเพราะเอาต์พุตของระบบงานถือว่าเป็นผลลัพธ์อันสำคัญในอันที่จะตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
อย่างไรก็ดี สิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะลืมเสียไม่ได้ก็คือ หากอินพุตที่เข้ามาใน ระบบไม่ดีเพียงพอหรือเกิดความผิดพลาดได้ง่าย ย่อมต้องส่งผลทำให้เอาต์พุตที่ได้ออกมาจากระบบพลอยเสียหายไปด้วย ดังนั้น การดีไซน์อินพุตที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญอีกสิ่งหนึ่งที่จะทำให้ระบบงานคอมพิวเตอร์มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
การดีไซน์แบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลที่เป็นอินพุต
แม้ว่าโดยทั่วไปธุรกิจจะได้มีการดีไซน์แบบฟอร์มของธุรกิจไว้เพื่อใช้ปฏิบัติงานอยู่แล้ว นักวิเคราะห์ระบบก็ควรจะมีความสามารถทางด้านนี้ด้วยไม่แพ้กัน นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องสามารถรู้ด้วยตนเองว่า แบบฟอร์มแบบไหนที่ยังไม่ดีเพียงพอและจะต้องปรับปรุง และแบบฟอร์มแบบไหนที่ควรจะยกเลิกหรือยุบมารวมกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้อยู่ในธุรกิจ เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไป ซึ่งแบบฟอร์มเหล่านี้ โดยปกติมักจะถูกดีไซน์และตีพิมพ์ออกมาไว้ก่อน เมื่อต้องการจะใช้ ผู้ใช้ก็จะเขียนข้อความอันเป็นข้อมูลลงในแบบฟอร์มเป็นเบื้องต้น ซึ่งต่อจากนั้น แบบฟอร์มต่างๆ จึงค่อยถูกนำมาบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์ ในลักษณะที่ธุรกิจดำเนินการด้วยระบบงานคอมพิวเตอร์ แบบฟอร์มต่างๆ โดยส่วนใหญ ่จึงถือเป็นต้นกำเนิดของข้อมูลที่จะนำมากรอกเข้าสู่ระบบงานโดยพนักงานคีย์ข้อมูล (Data Entry Personnel)
หลักสำคัญที่ใช้ในการดีไซน์แบบฟอร์ม มีอยู่ด้วยกัน 4 หัวข้อ คือ
1. แบบฟอร์มควรมีลักษณะที่ง่ายต่อการกรอก จะทำให้ลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูล และในขณะเดียวกันก็ลดเวลาในการกรอกลงไปด้วย นักวิเคราะห์ไม่ควรลืมว่าต้นทุนของกระดาษนั้นถูกกว่าค่าแรงของผู้ใช้ที่เสียไปในการกรอกข้อมูล หรือที่เสียไปในการนำแบบฟอร์มไปบันทึกเข้าในระบบคอมพิวเตอร์มากนัก
การดีไซน์แบบฟอร์มที่ดีจะต้องคำนึงถึงลำดับในการกรอกข้อมูลให้คล้องจองกับความเป็นจริง ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มกำหนดให้พนักงานกรอกชื่อเป็นอันดับที่ 1 และนามสกุลเป็นอันดับที่ 2 หรือการกรอกวันที่ ให้กรอกวันก่อนแล้วมากรอกเดือน และท้ายสุดก็คือ ปี พ.ศ. อย่างนี้ก็ถือว่าลำดับในการกรอกข้อมูล ได้คล้องจองไปกับมาตรฐานที่ใช้กันโดยทั่วไป ในทางตรงข้าม หากเราสลับตำแหน่งให้พนักงานกรอกนามสกุลก่อนแล้ว ค่อยกรอกชื่อหรือกรอกปีก่อน แล้วค่อยกรอกเดือนหรือวันตามลำดับ แบบนี้เราคนไทยที่จะกรอกฟอร์มนี้ก็คงสับสนและมีการกรอกผิดพลาดกันแน่ๆ
2. แบบฟอร์มต้องตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ แบบฟอร์มที่ได้ถูกดีไซน์ขึ้นมานั้นจะมีวัตถุประสงค์ของมันด้วยกันทั้งนั้น ซึ่งบางแบบฟอร์มอาจจะต้องถูกสำเนาและกระจายส่งผ่านไปยังแผนกต่างๆ อีกหลายแผนก ดังนั้น ก่อนที่จะทำการดีไซน์แบบฟอร์มใดๆ นักวิเคราะห์ระบบ หรือผู้ที่จะดีไซน์แบบฟอร์ม จะต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มนั้นเสียก่อนว่ามีขึ้นเพื่อประโยชน์อันใด และจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องถูกบันทึกลงไป เอกสารจะถูกกระจายไปยังหน่วยงานไหนบ้าง และหน่วยงานนั้นจะเอาข้อมูลในส่วนไหนไปทำอะไร เป็นต้น
ตัวอย่างเช่น ใบกำกับภาษี ซึ่งอาจจะต้องประกอบไปด้วยสำเนาหลายฉบับกระจายออกไปยังหน่วยงานต่างๆ เช่น คลังสินค้า เพื่อใช้ในการตัดสต๊อก หรือแผนกขนส่งเพื่อนำสินค้าไปส่งให้ลูกค้าได้ถูกต้อง แผนกบัญชีเพื่อใช้บันทึกเป็นภาษีขาย และฝ่ายการเงินเพื่อนำไปใช้เรียกเก็บเงินในภายหลังจากการที่มีการทำสำเนา แต่ละฉบับไปยังหน่วยงานที่มีจุดประสงค์ไม่เหมือนกัน สำเนาแบบฟอร์มใบกำกับภาษีอาจจะต้องให้มีการบันทึกรายละเอียดไม่เหมือนกัน เช่น ใบที่ส่งไปให้กับฝ่ายการเงินเพื่อจะนำไปเรียกเก็บเงิน อาจจะมีช่อง "ชื่อผู้เก็บเงิน" ในขณะที่ใบที่อยู่กับแผนกขนส่ง อาจจะมีช่อง "ชื่อพนักงานขับรถ" หรือใบที่อยู่กับสต๊อกอาจมีช่อง "ชื่อผู้เบิกสินค้า" แทน เป็นต้น
3. แบบฟอร์มควรมีการดีไซน์ให้ตรวจสอบความถูกต้องได้ ในการบันทึกข้อมูลนั้น อัตราการเกิดข้อผิดพลาดจะขึ้นอยู่กับการดีไซน์แบบฟอร์มด้วย หากแบบฟอร์มได้รับการดีไซน์ที่ดี โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดก็ลดลง การดีไซน์แบบฟอร์มจึงควรที่จะให้ความสำคัญในอันที่จะทำให้ผู้ใช้แบบฟอร์มสามารถกรอกข้อมูล ได้อย่างถูกต้องและสะดวกที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าผู้ใช้แบบฟอร์มจะมีโอกาสใช้แบบฟอร์มนั้นแค่ครั้งเดียวหรืออาจจะเป็น 1,000 ครั้งก็ตาม
4. แบบฟอร์มควรดีไซน์ให้มีลักษณะที่ดึงดูดต่อผู้ใช้ การดีไซน์แบบฟอร์มให้เป็นที่ดึงดูดใจต่อผู้ใช้นั้นอาจถือเป็นงานศิลปะอย่างหนึ่ง แต่ก็มีความสำคัญในตัวของมันเองอยู่ เป็นหลักจิตวิทยาอย่างหนึ่งที่เราไม่สามารถจะโต้เถียงได้ว่า หากแบบฟอร์มมีจุดดึงดูดแล้ว มันมักจะช่วยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลที่เราต้องการได้ดีขึ้น และผู้กรอกก็จะรู้สึกพอใจที่จะกรอกมากขึ้น
หลักการในการออกแบบฟอร์มนี้ เราจะต้องเน้นในเรื่องของความเป็นระเบียบของแบบฟอร์ม โดยจัดให้ข้อมูลที่ควรจะอยู่ด้วยกันเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและง่ายต่อการกรอก บรรทัดและช่องว่างระหว่างบรรทัดจะต้องกว้างเพียงพอที่จะกรอก ในแบบฟอร์มอาจจะใช้ตัวอักษรที่มีขนาดแตกต่างกัน เพื่อให้สามารถจะเน้นจุดต่างๆ ได้ การใช้กรอบตารางและความหนาของตัวอักษรและเส้นต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นเทคนิคที่จะช่วยดึงดูดความสนใจจากผู้ใช้แบบฟอร์มได้เป็นอย่างดี
การดีไซน์อินพุตทางจอภาพ
หลักเกณฑ์ที่เราจะทำการดีไซน์อินพุตทางจอภาพนั้นไม่ได้แตกต่างกับการดีไซน์เอาต์พุตทางจอภาพแต่อย่างไร ซึ่งจะใช้หลักเกณฑ์สำคัญ 4 ข้อในการดีไซน์เช่นกัน คือ
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบง่ายไม่ซับซ้อน ก่อนที่จะทำการดีไซน์จอภาพ นักวิเคราะห์ระบบควรจะเข้าใจลักษณะพื้นฐานโดยทั่วไปของการจัดวางข้อมูลบนจอภาพเสียก่อน โดยพื้นที่ที่ใช้แสดงข้อมูลบนจอภาพ จะถูกแบ่งออกเป็น 3 ส่วนด้วยกัน คือ
พื้นที่ส่วนหัวของจอภาพ (Heading) โดยส่วนใหญ่จะเป็นส่วนที่แสดงข้อมูลให้ผู้ใช้ระบบ ได้รับทราบว่ากำลังทำงานอยู่ในระบบงานอะไร เช่น ระบบงานสินค้าคงคลัง ระบบงานบัญชี ฯลฯ
นอกจากนี้ ในปัจจุบันการออกแบบระบบงานแบบพูลดาวน์เมนูกำลังเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยตัวเมนูก็จะแสดงอยู่ในส่วนหัวของจอภาพด้านบน ผู้ใช้สามารถเลือกเมนูได้โดยการเลื่อนเคอร์เซอร์หรือ Light Bar ไปที่เมนูที่ต้องการแล้วกด (Enter) หรือในกรณีที่ผู้ใช้เกิดความชำนาญอาจจะใช้การคีย์ตัวอักษรของเมนูนั้น เพื่อเลือกเมนูก็ทำได้เช่นกัน ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่ใช้ระบบพูลดาวน์เมนู ได้แก่ CU-Writer ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย IRC Standard Word และ Quatro Pro
พื้นที่ส่วนกลางของจอภาพ (Body) โดยทั่วไปพื้นที่ส่วนนี้จะใช้แสดงรายละเอียดของข้อมูลหรือหัวข้อต่างๆ ที่ผู้ใช้ระบบจะต้องทราบเพื่ออินพุตข้อมูลลงไปให้ถูกตำแหน่ง เทคนิคของการดีไซน์ในส่วนนี้ยังคงใช้ตามแบบมาตรฐาน คือพยายามให้ผู้ใช้ระบบอินพุตหรือกรอกข้อมูลลงในลักษณะจากบนลงล่างหรือจากซ้ายไปขวา
พื้นที่ส่วนล่างของจอภาพ (Ending) โดยทั่วไปพื้นที่ส่วนนี้จะใช้ประโยชน์ในด้านของการบอกให้ผู้ใช้ทราบถึงคำสั่งต่างๆ ที่ระบบงานกำหนดให้ผู้ใช้สามารถกระทำได้ เช่น กด (F1) เพื่อเรียกคำช่วยอธิบายวิธีการใช้ระบบ (Help-Text Sensitivity) หรือกด (F8) เพื่อเก็บข้อมูล (Save)
ในปัจจุบัน เทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์ได้รับการพัฒนาไปอย่างมาก โดยเฉพาะแนวทางที่จะพยายามให้ระบบงานหรือซอฟต์แวร์มีความเป็นมิตรกับผู้ใช้ระบบ (User Friendly) ให้มากที่สุด เช่น ระบบ Graphical User Interface (GUI) ที่ใช้รูปภาพหรือไอคอน (Icon) แทนคำสั่ง โดยผู้ใช้อาจใช้เมาส์ (Mouse) แทนคีย์บอรืด (Keyboard) ในการปฏิบัติงานก็ได้
นอกจากนี้ ก็ยังมีเทคนิคประเภทอื่นที่ยังคงนิยมกันมากก็คือ การใช้เทคนิคของการซ้อนกันของหน้าต่าง (Overlay Windows หรือ Pop-Up Windows) บนจอภาพก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้ระบบงานดูง่าย และเป็นที่ดึงดูดต่อผู้ใช้ด้วย
2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานแบบเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความคุ้นเคยได้เร็ว การทำให้จอภาพมีมาตรฐานนั้นนอกจากจะทำให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้ได้เร็วแล้ว ยังทำให้ลดข้อผิดพลาดลงได้อย่างมากอีกด้วย หากผู้ใช้ระบบจะต้องใช้เอกสารในการกรอกข้อมูลลงบนจอภาพแล้ว นักวิเคราะห์ระบบก็ควรจะดีไซน์จอภาพให้คล้องจองกันกับเอกสารที่ผู้ใช้ระบบจะต้องใช้ในการกรอกด้วย
การแสดงผลจะมีมาตรฐานได้ก็ด้วยวิธีการง่ายๆ คือ ตำแหน่งของข้อมูลควรจะปรากฏอยู่ในที่เดียวกันทุกครั้ง หากว่าข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลอันเดียวกัน รวมทั้งข้อมูลไหนที่ควรจะอยู่ด้วยกันก็ควรจะจัดแบ่งออกให้เป็นกลุ่มๆ อย่างชัดเจน
3. สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ต้องการจะเน้นให้เห็นถึงความแตกต่าง ให้ใช้สีที่แตกต่างออกไปจากปกติเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้ ในปัจจุบันจอสีกำกับเป็นที่นิยมใช้กันมากขึ้นทุกขณะ และมีแนวโน้ม ที่จะมาครองตลาดแทนจอภาพแบบขาวดำหรือโมโนโครม สาเหตุที่เป็นเช่นนี้เนื่องมาจากจอภาพสีสามารถทำให้ระบบงานคอมพิวเตอร์ มีความดึงดูดมากขึ้นด้วยสีสันที่แตกต่าง ความละเอียดของภาพที่ได้ก็ดีกว่าอย่างเห็นได้ชัด การแสดงผลทางกราฟฟิกในแบบต่างๆ ก็ทำได้โดยสะดวกและชัดเจนกว่าซอฟต์แวร์ในตลาด ก็เริ่มปรับตัวให้ใช้กับจอภาพแบบสีกันอย่างมากมาย ดังนั้น ความสำคัญของการใช้สีจึงเป็นอีกจุดหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะให้ความสำคัญด้วย
การเลือกใช้สีควรจะใช้ให้เหมาะสมด้วย เช่น พื้นสีแดง โดยทั่วไปมักจะใช้ในการบอกถึงอันตรายต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในระบบงานคอมพิวเตอร์ พื้นสีน้ำเงินจะใช้ในการแสดงผลทางปกติ พื้นสีเขียวอาจใช้ในการแสดงข้อมูลความช่วยเหลือแบบต่างๆ ดังนั้นในซอฟต์แวร์หรือในระบบงานหนึ่งหากใช้สีปนเปกันไป โดยไม่คำนึงถึงความหมายของแต่ละสีแล้ว ก็อาจจะทำให้ผู้ใช้ระบบเกิดความสับสนและจะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมาในภายหลังได้เช่นกัน
4. ให้การโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพเป็นไปโดยธรรมชาติมากที่สุด เช่น การเลื่อนเคอร์เซอร์ (Cursor Movement) ควรจะเลื่อนจากบนลงล่างหรือจากซ้ายมาขวา ซึ่งเป็นไปตามธรรมชาติและมาตรฐานสากล
|