4.Survey System

   
 


 

 

Home

Board-Forum-Diary

Administrator

ASP

Business Manage

Computer Basic

Computer Hardware

Computer Software

Computer Tip

Computer Virus

Contact

Database

Firefox

Gallery

Game

HI5 ME!

Link

Project Demo

System Analysis

=> 1.basic

=> 2.important

=> 3.Life Cycle

=> 4.Survey System

=> 5.DFD components

=> 6.DFD to write

=> 7.DFD create

=> 8.Data Dictionary

=> 9.Process Description

=> 10.Flowchart

=> 11.Design Output

=> 11.Selection Output

=> 12.Design Print Report

=> 13.Design Output Monitor

=> 14.Design Input

=> 15.Design Database

=> 16.Security System

=> 17.Repeat System

=> 18.Prototype

=> 19.Type Prototype

=> 20.Line Dev Prototype

=> 21.+ & - for Prototype

=> 22.Check Plan

Website

Food & Drink

SkyDrive

MS-word

MS-excel

Mobile

Drug

Clock

Car & Motorcycle

Download

 


     
 

การสำรวจระบบ
เนื้อหา
4.1 ขอบเขตของข้อมูล
4.2 วิธีรวบรวมข้อมูล

4.1 ขอบเขตของข้อมูล

เพื่อให้ได้ข้อมูลตามที่ต้องการ และเหมาะสม ต้องการมีกำหนดขอบเขตของข้อมูล ที่ต้องการซึ่งแบ่งเป็น 4 กลุ่มดังนี้

1. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
เป้าหมายขององค์กร (Goals of the Company)
เป้าหมายขององค์กรคือ เป้าหมายระยะยาวและแผนการกลยุทธ์ที่กำหนดไว้ ซึ่งเป็นตัวบอกให้รู้ถึงจุดมุ่งหมายใน 5 ถึง 7 ปี ข้างหน้า วัตถุประสงค์ในการศึกษา ถึงเป้าหมายขององค์กร เพื่อกำหนดทิศทางและขอบเขตการวิเคราะห์ระบบ

โครงสร้างขององค์กร (Organizational Structre)
การศึกษาถึงโครงสร้างองค์กรนั้น เพื่อต้องการให้ทราบถึงหลักการการบริหารงาน และทิศทางขององค์กร นอกจากจะได้ทราบว่าใครเป็นใคร ทำหน้าที่อะไร จะได้นำเสนอข้อมูลตาม ที่แต่ระบบต้องการ

วัตถุประสงค์ (Objectives and Purposes)
ในองค์กรแบ่งเป็นแผนกหรือหน่วยงานย่อย ๆ ซึ่งในแต่ละแผนก แต่ละหน่วยงาน ก็มีวัตถุประสงค์ของตนเองโดยต้องสอดคล้องกันและสนับสนุนเป้าหมายขององค์กร วัตถุประสงค์ของการศึกษาวัตถุประสงค์ของแต่ละแผนก คือ เพื่อเป็นแนวทางให้รู้ทิศทางของการไหล (รับ/ส่ง) ของข้อมูล

นโยบาย (Policies)
นโยบายเป็นกฏในการดำเนินงานขององค์กร ซึ่งต้องทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร การศึกษาถึงนโยบายขององค์กรนั้น เพื่อให้ทราบถึงความต้องการระบบสารสนเทศขององค์กร

2. ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร
อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility Relationships)
จากโครงสร้างขององค์กรสามารถทราบได้ว่าใครเป็นใครในองค์กร และอำนาจหน้าที่ของเขา แต่บางครั้งการดำเนินงานจริง ๆ ก็แตกต่างจากโครงสร้างที่กำหนดวัตถุประสงค์ ของการศึกษาข้อมูลนี้คือ เพื่อให้ให้ทราบถึงการปฏิบัติงานจริง ๆ ของบุคลากรแต่ละระดับ และทราบว่า ใครมีหน้าที่ มีอำนาจในการตัดสินใจด้านใดบ้างตามที่ปฏิบัติอยู่

หน้าที่ (Job duties)
ศึกษาการปฏิบัติงาน หน้าที่การงานขององค์แต่ละตำแหน่งในองค์กร โดยการศึกษา จากเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งคู่มือที่เกิดขึ้นในระบบ เพื่อให้ทราบความเป็นไปของการดำเนินงาน

ความสัมพันธ์ (Interpersonal relationships)
ในองค์กรใด ๆ ก็ตาม ความสัมพันธ์ ของบุคลากรเกิดขึ้นโดยที่ทุกคนชอบที่จะทำงานร่วมกันเพื่อให้งานเสร็จลุล่วงไปด้วยดี และให้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งบางครั้งการทำงานดังกล่าว อาจทำให้แตกต่างไปจากกระบบการทำงานที่ได้กำหนดไว้ในโครงสร้างขององค์กร นักวิเคราะห์ระบบ จำเป็นต้องหาข้อมูลจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ๆ มากกว่าที่จะศึกษาจากข้อความในเอกสารที่เขียนไว้ว่า การทำงานควรจะเป็นอย่างไร วัตถุประสงค์ของการศึกษาความสัมพันธ์ของบุคลากรนั้น

ความต้องการสารสนเทศ(Information needs)
การศึกษาความต้องการสารสนเทศนั้นเพื่อให้ทราบว่าสารสนเทศที่ใช้ในระบบปัจจุบัน เป็นสารสนเทศที่ได้ตรงตามความต้องการมากแค่ไหน และทราบถึงความต้องการสารสนเทศจริง ๆ ของผู้บริหารแต่ละระดับ นักวิเคราะห์ต้องทำการเปรียบเทียบความต้องการของสารสนเทศที่ได้รับ เพื่อช่วยในการประเมินความสมดุลย์ของการไหลของข้อมูลภายในระบบได้

3. ข้อมูลเกี่ยวกับงาน
การไหลของข้อมูล (Task and Work flows)
วัตถุประสงค์ในการศึกษาการทำงานและระบบงาน คือ เพื่อทราบว่าการไหล หรือการรับ/การส่งข้อมูลภายในระบบ และการแปลงข้อมูลโดยหน้าที่ภายในระบบ การศึกษานี้ทำได้ โดยการรวบรวมเอกสาร แบบฟอร์มต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในระบบงานปัจจุบันในแต่ละกระบวนการ โดยทั่วไปจะเน้นการศึกษาที่ข้อมูล และ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในโครงสร้างระบบ

วิธีการและกระบวนการทำงาน (Methods and procedures)
การศึกษาวิธีการ และกระบวนการทำงานนี้เป็นการศึกษาที่กระบวนการจริงๆ โดยมุ่งเน้นจุดศูนย์กลางของงานโดยศึกษาว่างานอะไร โดยใคร ด้วยเครื่องมืออะไร มีตารางการทำงานอย่างไร ภายใต้กฏเกณฑ์ใด ซึ่งแตกต่างจากการศึกษาการทำงานและระบบงาน การศึกษาข้อมูลดังกล่าวนี้เน้นที่การกระทำและกระบวนการ

ตารางการทำงานและปริมาณงาน (Work schedules Volumes)
ศึกษาว่าจำนวนงานเท่าไรที่ต้องการให้เสร็จ ในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่ ซึ่งจะทำให้รู้ว่าควรนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่

มาตรการปฏิบัติงาน (Performance criteria)
ระบบการทำงานของทุกองค์กรมีการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน เพื่อวัดและประเมินผลงาน ซึ่งในการวัดและประเมินงานนั้นไม่เพียงแต่ดูที่ตารางการทำงาน ปริมาณ แต่ดูที่คุณภาพ ความถูกต้อง ความเชื่อถือได้ และการยอมรับ สารสนเทศของงานนั้นด้วย วัตถุประสงค์ของการศึกษานี้ คือเปรียบเทียบการทำงานจริงๆ และมาตรฐานองงานว่าเป็นไป ตามที่กำหนดหรือไม่ เพื่อทราบถึงคุณภาพของระบบงาน ความบกพร่องของปัจจัยที่เกิดความบกพร่อง

เครื่องมือที่ใช้ควบคุม (Contorl Mechanisms)
ศึกษาว่าอะไรเป็นตัวควบคุมระบบการทำงาน

4. ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม
การกำหนดขอบเขตงาน (Resources avaible)
วัตถุประสงค์ของการศึกษาเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่นั้น คือ ต้องการทราบว่า ทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่นั้นมีอะไรบ้าง จัดสรรอย่างไร ใช้อย่างคุ้มค่าหรือไม่ และถ้าต้องการมีการออกแบบใหม่ต้องซื้อุปกรณ์ใดเพิ่ม สามารถนำทรัพยากรเก่ามาใช้กับระบบงานใหม่ ได้หรือไม่ ทรัพยากรในที่นี้ รวมถึงบุคคลากรในองค์กรด้วย เพื่อเพิ่มฐานความรู้ของบุคลากร



4.2 วิธีรวบรวมข้อมูล
วิธีการรวบรวมข้อมูลอาจทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลที่เราต้องการ การรวบรวมข้อมูลแยกได้ดังต่อไปนี้
1. การรวบรวมจากเอกสาร (Documents)
2. แบบสอบถาม (Questionnaire)
3. การสัมภาษณ์ (Interview)
4. การสังเกต (Observation)

1. การรวบรวมจากเอกสาร (Documents)
แหล่งข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่ในองค์กรที่นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ควรจะศึกษาและรวบรวมข้อมูลมีดังต่อไปนี้

• โครงสร้างขององค์กร (Organization Charts)
• นโยบาย (Policy Manuals)
• คู่มือวิธีการปฏิบัติงาน (Methods and Prodeures Manuals)
• หน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Descriptions)
• แบบฟอร์มรายงานต่าง ๆ (Forms and Reports)
• การรับ/ส่งเอกสารและกระบวนการทำงาน (Document Flow and Work Flow Diagrams)
• ระบบงาน (System Flowchats)

กรณีที่องค์กรมีระบบงานคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว เอกสารที่ต้องศึกษาเพิ่มเติมคือ
• เอกสารเกี่ยวกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Computer Program Documentation)
• คำอธิบายข้อมูล (Data Dictionary listing)
• คู่มือการใช้ระบบงานคอมพิวเตอร์ (Computer Operations Manuals)

2. แบบสอบถาม (Questionnaire)

แบบสอบถามเป็นเอกสารที่ทำขึ้นเพื่อถามคำถามที่ให้ผู้ตอบตอบคำถาม ที่ผู้ออกแบบสอบถามต้องการ เมื่อเปรียบเทียบกับการสัมภาษณ์ แบบสอบถามจะเป็นแบบ Impersanal ซึ่งเป็นการหาข้อมูลได้ทีละมาก ๆ จากจำนวนมาก เหมาะกับการที่ต้องหาข้อมูลจากคนจำนวนมาก

คุณสมบัติของแบบสอบถามมีดังต่อไปนี้
1. แบบสอบถามที่ตรงประเด็น (Validity)
2. มีความเชื่อถือได้ (Reliability)
3. มีเหตุมีผล (Face validity)

การวางแผนสำหรับการใช้แบบสอบถาม
1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่แน่นอนสำหรับการรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ แบบสอบถามที่ได้นั้นต้องกำหนดทางเลือกข้อคิดเห็น เป็นทั้งคำถามปิดและคำถามเปิดเพื่อ ขอความคิดเห็นจากผู้ตอบ
2. กำหนดผู้ตอบแบบสอบถาม ถ้ามีจำนวนผู้ตอบมากกว่าควรใช้การสุ่ม
3. กำหนดแบบสอบถามเพื่อให้ผู้ตอบยอมรับแบบสอบถามนั้น
4. กำหนดรูปแบบ (Forms) ของแบบสอบถามและวิธีการประเมินผล

การเขียนแบบสอบถาม ชนิดของคำถาม
รูปแบบของคำถามในแบบสอบถามแบ่งเป็น 2 ชนิด ดังนี้
1. คำถามปลายเปิด (Open-ended questions)
เป็นแบบสอบถามที่ไม่มีทางเลือกให้เลือกตอบ แต่ให้ผู้ตอบแบบสอบถาม แสดงความคิดเห็นของตนเอง

ตัวอย่างคำถามปลายเปิด

คุณคิดว่าหน่วยงานต้องปรับปรุงอะไรเป็นอย่างแรกเพื่อให้สามารถให้บริการลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น
............................................................................................................................
............................................................................................................................

2. คำถามปลายปิด (Closed-ended questions)
เป็นคำถามที่มีคำตอบให้ผู้ตอบแบบสอบถาม โดยการ เลือกคำตอบตามความคิดเห็น แบบสอบถามชนิดนี้มีหลายรูปแบบดังนี้

2.1 Multiple - choice
เป็นตัวเลือกให้เลือกตอบ ดังตัวอย่าง

1. คุณบริการลูกค้าวันละประมาณกี่คน
[] 0-5 คน
[] 6-10 คน
[] 11-15 คน
[] มากกว่า 15 คน

2.2 Rating - Scale
เป็นคำถามที่ให้ตอบคำถามที่เป็นอัตราในการตอบคำถามนั้น ๆ ดังตัวอย่าง

2. คุณเห็นด้วยกับนโยบายการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ในองค์กรมากแค่ไหน
[] เห็นด้วยอย่างมาก
[] เห็นด้วย
[] ไม่แน่ใจ

2.3 Ranking - Scale
เป็นคำถามที่ผู้ตอบแบบสอบถามต้องเลือกคำตอบระดับความคิดเห็น เรียงลำดับความสำคัญ ดังตัวอย่าง

3. เรียงลำดับตามความพอใจในการทำงานของคุณ
__ เงินเดือน
__ผลประโยชน์
__ เพื่อนร่วมงาน
__สภาพแวดล้อมในการทำงาน
__หัวหน้างาน

หลักการเขียนแบบสอบถาม
1. คำถามควรเป็นคำถามในเพียงหัวข้อเดียว
2. คำถามควรเหมาะสมกับผู้ตอบที่จะตอบได้
3. เรียงคำถามให้ต่อเนื่องสัมพันธ์กัน
4. คำถามควรออกแบบสำหรับคะเนที่ง่ายในการวิเคราะห์
5. คำถามควรเป็นคำถามที่ชัดเจน กะทัดรัด เข้าใจง่าย มีข้อความ

ข้อดีของแบบสอบถาม
1. ประหยัดเวลา
2. ง่าย สะดวก และรวดเร็ว

ข้อเสียของแบบสอบถาม
1. การทำแบบสอบถามที่ได้ผลตามความต้องนั้นยาก
2. มีข้อจำกัดในการได้ข้อมูลตามความต้องการ

3. การสัมภาษณ์ (Interview)
เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการพูดคุยซักถามบุคลากร เพื่อให้ได้ข้อมูล ตามที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการ ซึ่งเป็นวิธีหาข้อมูลที่สำคัญอีกวิธีหนึ่ง นักวิเคราะห์ต้องเตรียมตัวสัมภาษณ์ โดยศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรบางส่วนเพื่อเตรียมคำถามในการสัมภาษณ์ ผู้ที่จะสัมภาษณ์จะเป็นผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระดับล่าง เรื่องมาจนถึงพนักงาน
การสัมภาษณ์เริ่มจากผู้บริหารระดับสูงนั้น เพื่อต้องการทราบถึงวัตถุประสงค์ ขององค์กรและความต้องการของระบบของผู้บริหารแต่ละระดับ สิ่งที่ควรคำนึงถึงกาสัมภาษณ์นั้นคือ ควรทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกว่าเป็นการสนทนากันตามปกติ โดยมิให้เขามีความรู้สึกว่าเขาจะถูกแย่งงาน และพยายามเปิดโอกาสให้เขาออกความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในการออกแบบระบบ เพื่อให้เขา มีความรู้สึกที่ดีต่อระบบใหม่ที่กำลังพัฒนาขึ้น

ขั้นตอนการสัมภาษณ์
1. กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูล โดยทั่วไปนักวิเคราะห์ควรสัมภาษณ์ตั้งแต่ ผู้บริหารระดับสูงลงมา เพื่อทราบวัตถุประสงค์ขององค์การ ปัญหาความต้องการสารสนเทศและความต้องการระบบ ซึ่งการสัมภาษณ์ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงลงมาจนถึงผู้ปฏิบัติงานนั้น ทำให้ผู้ปฏิบัติงานให้ความร่วมมือมากยิ่งขึ้น เพราะเขาได้รู้ว่าผู้บริหารเป็นผู้ต้องการให้มีการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
2. เตรียมตัวสัมภาษณ์ก่อนการสัมภาษณ์นั้น ผู้สัมภาษณ์ต้องกำหนด ความต้องการโดยการเขียนวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ จากนั้นก็เขียน Outline เพื่อให้ครอบคลุม สิ่งที่ควรสัมภาษณ์หลังจากนั้นต้องทำการนัดหมายผู้ที่จะสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องศึกษาข้อมูล เกี่ยวกับผู้ที่เขาจะสัมภาษณ์ เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร
ขั้นตอนการดำเนินการสัมภาษณ์ การดำเนินการสัมภาษณ์เป็นขั้นตอน ที่สำคัญที่สุดซึ่งจะต้องงทำให้การสัมภาษณ์เป็นไปตามความต้องการหรือไม่นั้น นักวิเคราะห์ควรจะมีทักษะ ในการสัมภาษณ์ โดยต้องให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างต่อเนื่อง ควรสัมภาษณ์ตัวต่อตัว ยิ่งไปกว่านั้น นักวิเคราะห์ระบบควรจะพยายามพูดให้น้อยที่สุด เพื่อจะได้เปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้แสดงความคิดเห็น ให้มากที่สุด

ในการสัมภาษณ์นักวิเคราะห์ควรหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้
1. การตั้งคำถามนำ (Beware of Leading questions)
คำถามนำนั้นควรเป็นคำถามที่เป็นกลาง ไม่ควรเอียงไปทางใดทางหนึ่ง ซึ่งจะมีอิทธิพลต่อผู้ถูกสัมภาษณ์ ควรหลีกเลี่ยงคำถามต่อไปนี้
" จริงหรือไม่ที่ว่า................................. "
" คุณเห็นด้วยหรือไม่ว่า......................... "
2. หลีกเลี่ยงการนำเพื่อสรุป (Avoid premature conclusion)
นักวิเคราะห์ควรระวังในการสัมภาษณ์ ซึ่งควรแน่ใจว่าได้ข้อมูลครบถ้วน ตามความต้องการ แล้วค่อยถามนำเพื่อสรุป เพราะถ้าถามเพื่อนำสรุปโดยที่ยังได้ข้อมูลไม่ครบอาจทำให้ยาก ที่จะดำเนินการสัมภาษณ์ใหม่
3. ไม่ควรที่จะคล้อยตาม
กรณีผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความคิดเห็นในทางลบต่อองค์กรและเกิดความไม่พอใจ นักวิเคราะห์ไม่ควรคล้อยตาม เพียงแต่ทำความเข้าใจเท่านั้น
4. อย่าถูกจูงใจโดยใคร
ไม่ควรที่จะมีใครเป็นผู้มีอิทธิพลต่อเรา เช่น พยายามที่จะเอาในผู้บริหาร จนทำให้ปิดบังความเป็นจริง หรือปัญหาขององค์กร

ข้อดีของการสัมภาษณ์
1. ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ได้รับโดยการพูดคุยกัน ซึ่งเกิดขึ้นจากการดำเนินงานจริงๆ ในระบบ
2. นักวิเคราะห์ได้ความคิดเห็นและคำแนะนำในการออกแบบระบบ ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีส่วนร่วมในการออกแบบ ซึ่งทำให้ลดการต่อต้านระบบใหม่

ข้อเสียของการสัมภาษณ์
1. เสียเวลามาก
2. นักวิเคราะห์อาจคล้อยตามความคิดเห็นที่เป็นอคติ (Bias) ของผู้ถูกสัมภาษณ์

4. การสังเกต (Observation)
การสังเกตเป็นการรวบรวมข้อมูล โดยการดูกระบวนการทำงานจริง ๆ ของระบบอย่างเดียว โดยไม่มีการสอบถามใด ๆ อาจใช้แบบสอบถามเป็นแนว ผู้สังเกตการณ์ต้องรู้ว่า จะสังเกตอะไร และต้องทำการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในขณะสังเกต สรุปการสังเกต ข้อมูลที่ได้จะถูกต้องแม่นยำเพียงใด ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้สังเกตการณ์ ซึ่งผู้สังเกตการณ์ ต้องมีความละเอียดรอบคอบมีไหวพริบและความยุติธรรม

การสังเกตการปฏิบัติการในองค์การ อาจกระทำโดยให้ผู้สังเกตรู้ตัว หรือสังเกต โดยไม่ให้ผู้ถูกสังเกตรู้ตัวก็ได้

ข้อดีของการสังเกต
1. ข้อมูลที่ได้จากเหตุการณ์จริง ๆ (System-related tasks) ซึ่งเป็นข้อมูลที่เชื่อถือได้
2. ข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูล จากการสังเกตโดย ไม่มีการเตรียมตัว เหมือนการทำแบบสอบถาม หรือการสัมภาษณ์
3. ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลที่น่าเชื่อมาก เนื่องจากผู้สังเกตการณ์เป็นผู้เห็นเหตการณ์จริงๆ ด้วยตา

ข้อเสียของการสังเกต
1. ไม่สะดวก กรณีที่กระบวนการเกิดขึ้นไม่บ่อยก็ต้องใช้เวลา
2. กรณีที่บุคลากรรู้ว่ามีคนสังเกตการทำงานของเขา เขาอาจจะไม่ได้ทำเหมือนปกติ ที่เคยทำ ทำให้ได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความจริง
3. ต้องใช้คนที่มีความสามารถสูงในการสังเกต

5. การสุ่ม (Sampling)
การสุ่มใช้การการหาข้อมูลที่มีบุคลากรจำนวนมาก เหตุการณ์มากและ มีการเปลี่ยนแปลง การทำงานมากไม่สามารศึกษาจากทุกกลุ่ม ทุกกระบวนการได้ ซึ่งทำให้เสียเวลา และค่าใช้จ่ายมาก จึงต้องนำเอาวิธีทางสถิติ เข้ามาช่วยโดยการใช้การสุ่มเอาข้อมูลบางส่วน วิธีนี้เป็นวิธีที่ได้ผลดีอีกวิธีหนึ่ง

 
 

Total, there have been 124923 visitors (304839 hits) on this page!